Під час переїзду до Польщі більшість іноземців стикаються з необхідністю оформлення базових адміністративних формальностей. Один із перших кроків – реєстрація в державних системах, без якої неможливі легальне працевлаштування, користування соціальними послугами та офіційне проживання. Саме тому питання, що таке PESEL, для чого він потрібен і як його отримати, є ключовими для тих, хто планує життя, роботу або довгострокове перебування в країні.
PESEL – це універсальний ідентифікаційний номер фізичної особи в Польщі, який використовується для офіційної реєстрації людини в державних системах. Назва походить від польського Powszechny Elektroniczny System Ewidencji Ludności, що означає загальну електронну систему обліку населення. Простими словами, PESEL – це персональний код, за яким держава ідентифікує людину в усіх сферах життя.
Це не просто набір цифр, а ключ доступу майже до всіх адміністративних послуг. Він необхідний для працевлаштування, відкриття банківського рахунку, отримання медичних послуг, оформлення соціальної допомоги, реєстрації місця проживання та подачі податкових декларацій. Без цього номера життя в Польщі стає значно складнішим, адже більшість державних установ працюють виключно через систему PESEL.
Для іноземців, особливо для тих, хто планує роботу в Європі, ідентифікаційний номер є основою легального перебування. PESEL дозволяє підтвердити статус проживання, користуватися медициною, підписувати трудові договори та вільно перетинати кордон у межах правил. Саме тому отримати PESEL вважається першим обов’язковим кроком після прибуття до Польщі.
Номер PESEL складається з 11 цифр, які містять закодовану інформацію про людину. Кожна цифра має конкретне значення, і вся комбінація формується за чітким алгоритмом. Перші шість цифр – це дата народження у форматі рік, місяць і день. Далі йдуть чотири цифри серійного номера, а остання цифра є контрольною та використовується для перевірки правильності запису.
Цифри в номері також вказують на стать: одна з цифр завжди буде парною для жінок і непарною для чоловіків. Особливість системи полягає в тому, що до місяця народження додається спеціальне число залежно від століття, у якому народилася особа. Саме тому за номером можна одразу визначити не лише дату, а й період народження.
Ідентифікаційний код залишається незмінним протягом усього життя, незалежно від зміни місця проживання, роботи чи громадянства. Навіть якщо людина тимчасово залишає Польщу, номер залишається активним і може використовуватися повторно після повернення.
Отримати PESEL можуть усі особи, які легально перебувають на території Польщі та мають підстави для проживання. Це стосується як громадян країни, так і іноземців. Номер присвоюється автоматично при народженні польським громадянам, а іноземці повинні оформити його самостійно.
PESEL можуть оформити студенти, працівники, підприємці, члени родин, а також ті, хто користується медичними або соціальними програмами. Для багатьох іноземців, які планують роботу в Європі, саме Польща стає першою країною, де необхідно пройти процедуру ідентифікації через систему PESEL.
Без цього номера неможливо повноцінно користуватися більшістю послуг, оскільки державні реєстри об’єднані в єдину систему, де кожна людина фігурує саме за своїм ідентифікаційним кодом.
PESEL для українців оформлюється в межах спеціальних правил, запроваджених після початку повномасштабної війни. Громадяни України, які вʼїхали до Польщі після 24 лютого 2022 року, можуть отримати номер зі статусом UKR, що підтверджує право на тимчасовий захист, легальне перебування та доступ до визначених державних програм.
Навіть за наявності права на спрощену процедуру, для отримання номера необхідно особисто звернутися до органу місцевої влади та подати заяву з відповідними документами. Без такого звернення ідентифікаційний номер не присвоюється.
Наявність PESEL для українців дозволяє офіційно працевлаштовуватися, користуватися системою охорони здоровʼя, оформлювати соціальні виплати, а також реєструвати довірений профіль для доступу до електронних державних сервісів.
Водночас статус UKR може бути втрачений у разі тривалого виїзду з території Польщі. Тому важливо контролювати терміни перебування за кордоном і своєчасно оновлювати дані щодо місця проживання в державних реєстрах.
Оформлення відбувається в муніципальному управлінні за місцем проживання. Це може бути urząd gminy або urząd miasta. У великих містах працюють спеціальні центри обслуговування іноземців, де процес значно спрощений і часто передбачає попередній запис онлайн, щоб уникнути черг.
Для тих, хто не має постійної адреси, допускається подача заяви за місцем роботи або тимчасового перебування. У деяких випадках можна звернутися до центральних офісів у Варшаві, які надають консультації та допомагають у заповненні заяв. Важливо пам’ятати, що кожен муніципалітет може мати свої внутрішні правила та години прийому, тому бажано перевіряти актуальну інформацію на офіційних сайтах перед візитом.
Щоб отримати ідентифікаційний номер PESEL, важливо заздалегідь підготувати повний пакет документів. Основний перелік включає:
Для українців, які оформлюють PESEL з позначкою UKR, додатково можуть знадобитися:
Всі документи повинні бути чинними, з актуальними персональними даними, інакше заява на отримання PESEL не буде прийнята. Важливо заздалегідь перевірити терміни дії паспортів, віз або інших документів, оскільки навіть незначні невідповідності можуть затримати видачу номера.
У деяких випадках уряд може вимагати додаткові підтвердження, наприклад для студентів, працевлаштованих або осіб, що відкривають бізнес у Польщі. Тому рекомендується уточнити повний перелік документів у місцевому Urząd Gminy або міському управлінні перед поданням заяви.
При заповненні заяви обов’язково вказуються:
Особливу увагу слід приділити цифрам і даним: дата народження, серія та номер паспорта, інші цифри повинні повністю збігатися з документами. Будь-яка неточність може стати причиною відмови або затримки видачі PESEL.
Після заповнення заяви:
Для українців із тимчасовим захистом існують спрощені процедури: у багатьох містах працівники управлінь можуть допомогти з перекладом або заповненням бланків, а також пояснити, як правильно вказати адресу проживання та контактні дані.
Оформлення PESEL у Польщі є повністю безкоштовним, незалежно від того, чи звертається громадянин Польщі, чи іноземець. Ніяких додаткових платежів або комісій під час подання заяви не стягується, тож отримати ідентифікаційний номер можна без витрат.
Терміни оформлення залежать від місцевого уряду гміни та поточного навантаження адміністрації. У більшості випадків номер видається в той самий день, коли подана заява, або протягом кількох робочих днів. У великих містах, де кількість звернень значна, час очікування може сягати одного тижня, проте рідко перевищує цей термін.
Важливо пам’ятати, що терміни можуть трохи змінюватися в залежності від сезону, свят або збільшеного потоку біженців на кордоні. Тому українцям рекомендується завчасно перевіряти інформацію на офіційних сайтах гмін і планувати подання документів завчасно, щоб вчасно почати роботу в Європі, користуватися безкоштовною медициною та іншими правами, що надає PESEL.
Дізнатись свій PESEL можна кількома способами. Найпоширеніший – особисте звернення до муніципального офісу (urzęd gminy), де ви оформлювали ідентифікаційний номер. Працівники установи нададуть підтвердження вашого номера та при необхідності видадуть виписку з реєстру.
Для тих, хто користується електронними державними сервісами Польщі, PESEL доступний через довірений профіль (profil zaufany). Після авторизації можна переглянути свій номер онлайн, отримати підтвердження для роботи, медицини та соціальних програм, а також подати заявки на інші послуги без особистого візиту до офісу.
Якщо номер втрачено або виявлено помилку, його легко відновити, звернувшись до тієї ж установи, де відбувалося первинне оформлення. Для цього потрібно подати заяву і надати документи, що підтверджують особу, наприклад паспорт або картку побиту. У більшості випадків відновлення номера відбувається швидко – протягом одного-двох робочих днів.
Крім муніципальних офісів, інформацію про PESEL можна отримати через податкові органи (Krajowa Administracja Skarbowa) або через систему електронної медицини, де номер виконує роль основного ідентифікаційного ключа. Це дозволяє перевіряти правильність даних при записі до лікаря, оформленні медичних послуг або при наданні соціальної допомоги.
PESEL і NIP – це різні ідентифікаційні коди з окремими призначеннями. PESEL використовується для особистих потреб, оформлення документів, медичного обслуговування та соціальних програм, тоді як NIP потрібен для податкового обліку підприємців та фінансової діяльності. Для більшості людей, які проживають у Польщі, працюють або користуються державними послугами, достатньо мати PESEL, а NIP оформлюється лише у разі ведення бізнесу або реєстрації як платника податків.
Таким чином, PESEL є базовим інструментом легалізації життя в Польщі для іноземців і особливо для українців, які прагнуть стабільності, доступу до послуг і можливості побудувати нове життя в Європі.
